אורטל שמלץ ניהול ידע

Font Size

SCREEN

Profile

שנה גודל טקסט
שנה ניגודיות
   
מעברים כרמל-מנשה
מ.א. מנשה - מ.א. חוף הכרמל


Font Size

SCREEN

Profile

Cpanel
26 אוקטובר 2010 In ניהול ידע

טבלת מרכיבי התפקיד, הינה מרכיב מרכזי בניתוח של מקצועות ובעלי תפקידים. הטבלה בעלת 5 טורים, ותכליתה לתאר את:

 

 

  • מדדי ההצלחה – עמודה זו מתייחסת למדדים המגדירים מה נחשבת הצלחה בתפקיד.
  • תחומי הביצוע – לכל מדד הצלחה יש לפרט מהן הפעילויות/משימות אשר על העובד לבצע באופן שגרתי בתפקיד על מנת לממש את מדדי ההצלחה. 
  • מידע נדרש – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו, יש לפרט מהם "גופי המידע" שעל העובד לדעת על מנת להצליח לממש את תחומי הביצוע. מדובר במידע תיאורטי ולא במידע מעשי, בשונה ממרכיב המיומנויות.
  • מיומנויות נדרשות – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו יש להגדיר מהן המיומנויות הנדרשות מבעל התפקיד על מנת לממש את תחומי הביצוע. המיומנויות יכולות להיות קוגניטיביות, מוטוריות, בינאישיות וכד'.
  •  תכונות נדרשות – העמודה האחרונה בטבלה מציגה את תכונות האופי הנדרשות מהעובד.

 

 מדדי הצלחה

תחומי ביצוע

מידע נדרש

מיומנויות נדרשות

קיום ויישום של המדיניות הארגונית בתחום ניהול הידע, הנגזרת מהיעוד והאסטרטגיה הארגונית

  • תיקוף תחומי ותהליכי ליבה
  • איתור צורכי הידע
  • מיפוי תמונת מצב ביחס לתרבות, תהליכים ומנגנונים לניהול הידע
  • כתיבת מסמך מדיניות ואישורו
  • כתיבת תכנית עבודה למימוש
  • ביצוע בקרה שוטפת
  • שינוי ועדכון המדיניות בהתאם לשינויים הארגוניים
  •  
  • היכרות מעמיקה עם תחומי העיסוק של הארגון והמדיניות שלו
  • היכרות עם תכניות העבודה בארגון
  • תהליך העבודה המרכזי לניהול ידע
  • הובלת שינוי בארגון
  • מודלים של בקרה והערכה
  •  
  • איתור צורכי ידע
  • אבחון ארגוני
  • תכנון תכנית עבודה
  • הבעה בכתב
  • בקרה והערכה
  • ניהול מו"מ ופתרון קונפליקטים

קיום מנגנונים לניהול שוטף של המידע והידע הארגוני

  • בחירת פתרונות המתאימים לצורכי הידע, לתרבות הארגונית, למאפיינים האנושיים ולתשתיות הקיימות בארגון
  • אפיון הפתרונות וכתיבת מסגרת/ אב טיפוס לפתרון
  • פיתוח או ליווי של פיתוח מנגנונים טכנולוגיים ושאינם טכנולוגיים
  • הובלת פיילוט למימוש הפתרון ושיפור ביצועים בהתאם
  • ניהול שוטף של חלק מהמנגנונים והנחיה של בעלי תפקידים המנהלים מנגנונים בעצמם
  •  
  • כלים ומנגנונים לניהול ידע – טכנולוגיים ושאינם טכנולוגיים
  • מחזור החיים של מערכת מידע
  • אפיון וניתוח מערכות
  • מתודולוגיות ללמידה והדרכה (כניסה לתפקיד, הפקת לקחים וכד')
  • מודלים להטמעת שינוי בארגון והטמעת מערכות טכנולוגיות
  • הערכה ומדידה
  •  
  • קבלת החלטות
  • עבודה עם שותפי תפקיד מרובים וגישור על פערי "שפה" (עם אנשי טכנולוגיה)
  • שיווק
  • הדרכה
  • הטמעה
  • הערכה ומדידה
  • ניהול והובלת צוותי עבודה

נעשה שימוש במשאבי המידע והידע הארגוניים (שיתוף וזרימה מידע) בעבודה השוטפת בארגון

  • שיווק והדרכה לשימוש במנגנונים ובכלים שפותחו
  • הטמעה נקודתית ושוטפת של
  • מנגנוני ניהול הידע
  • ניהול שוטף של חלק מהמנגנונים והנחיה של בעלי תפקידים המנהלים מנגנונים בעצמם
  • ניתור וביצוע הערכת אפקטיביות של מנגנוני ניהול הידע
  • שינוי של המנגנונים בהתאם לשינויים בארגון ומחוצה לו
  • בקרה ואכיפת המדיניות הארגונית ביחס לשיתוף בידע (תגמולים, סנקציות וכד')
  • בחינה ושמירה על עדכניות ואמינות המידע
  •  
  • כלים ומנגנונים לניהול ידע – טכנולוגיים ושאינם טכנולוגיים
  • מחזור החיים של מערכת מידע
  • אפיון וניתוח מערכות
  • מתודולוגיות ללמידה והדרכה (כניסה לתפקיד, הפקת לקחים וכד')
  • מודלים להטמעת שינוי בארגון והטמעת מערכות טכנולוגיות
  • הערכה ומדידה טכנולוגית ותהליכית
  • מחזור החיים של המידע בארגון
  • ארגון ואחזור מידע
  • שיווק
  • הדרכה
  • הטמעה
  • הערכה ומדידה
  • רתימת עובדים והנהלה
  • הובלת תהליכים חוצי ארגון
  • ניהול תוכן

המידע מאורגן באופן נגיש לקהלי היעד, ומאפשר אחזור רלוונטי ומהיר של המידע

  • ניהול שוטף של חלק מהמנגנונים והנחיה של בעלי תפקידים המנהלים מנגנונים בעצמם
  • ביצוע בקרה על ארגון ותיעוד המידע בכלים השונים
  • התאמת הכלים והמנגנונים לצרכן המידע ולא לספק המידע
  • איתור צרכים מתמיד ובדיקת שביעות רצון העובדים, ושינוי הכלים בהתאם
  • מחזור החיים של המידע בארגון
  • ארגון ואחזור מידע
  • היכרות עם הכלים הטכנולוגיים הקיימים בארגון
  • הכרות עם קהלי היעד השונים בארגון וצורכיהם המשתנים
  • ניהול תוכן
  • חניכה והנחיה מקצועית
  • בקרה
  • איתור צורכי ידע
  • רתימת עובדים והנהלה

 

הנהלת הארגון ועובדיו מחויבים לתהליכי ניהול הידע

  • ביצוע מיפוי ארגוני המציג את צורכי ניהול הידע בארגון ותרומתו
  • הצגת תמונת מצב תקופתית של ניהול הידע ביחס למטרות שהוגדרו במדיניות הארגונית
  • קיום תהליכי שיווק והטמעה מתמשכים
  • ביזור של תהליכי ניהול הידע -הכשרה וליווי מקצועי של  בעלי תפקידים בארגון לניהול הידע בתחומם
  • השתתפות בישיבות הנהלה תקופתיות והצגת תחום כחלק אינטגראלי משגרת היומיום
 
  • היכרות בעלי תפקידים בארגון וצורכי הידע שלהם
  • הכרת "סוכני השינוי" בארגון
  • מודלים להטמעת שינוי בארגון והטמעת מערכות טכנולוגיות
  • הגדרת תפקיד מומחי תוכן, מנהלי תוכן ושותפי תפקיד נוספים
  • תכניות העבודה והאסטרטגיה הארגונית המשתנה
 
  • הובלה וניהול שינוי
  • רתימת עובדים והנהלה
  • עבודה עם שותפי תפקיד מגוונים ומרובים
  • ניתוח תמונת מצב ארגונית
  • יכולת העברת מסרים
  • הדרכה
  • ניהול צוותי עבודה
  • שיווק
  • הטמעה
14 אוקטובר 2010 In פיתוח הדרכה

ניתוח תפקיד הוא תהליך שמטרתו להגדיר את הנדרש מבעל התפקיד במצב האמת שלו, הן מבחינת משימות הליבה והן מבחינת הכשירות הנדרשת מנושא התפקיד. התוצר המרכזי של התהליך הוא מסמך הגדרת תפקיד המכיל מספר מרכיבים המשקפים את הנדרש מהעובד בעת מילוי תפקידו.

הגדרות תפקידים מהוות אבן יסוד בניהול המשאב האנושי בארגון:

  • הגדרות גבולות הסמכות והאחריות בין בעלי תפקידים
  • איתור מועמדים ובניית תהליך מיון התואמים את דרישות התפקיד
  • בניית תכניות כניסה לתפקיד וקליטת העובד בארגון
  • בניית תכניות הדרכה שתכליתן פיתוח הכשירות המקצועית של העובדים לאורך זמן
  • הערכת עובדים בהתאם למדדי ההצלחה ומשימות הליבה שהוגדרו בהגדרת התפקיד

 

ושימושים רבים נוספים בתחום משאבי האנוש וההדרכה בארגון

 

בתחום ההדרכה ישנן דרכים רבות ופורמטים שונים להגדרת תפקיד, אך מרביתם מכילים את אותם רכיבים. מאמר זה מציע פורמט פרקטי המשמש אותנו רבות בבואנו לנתח תפקידים בארגונים ולפתח הכשרות ייעודיות לתפקיד.

מבנה הגדרת תפקיד

  • יעוד התפקיד – החלק המילולי הפותח את הגדרת התפקיד, ותכליתו לשקף את ליבת התפקיד. הקורא חלק זה צריך להבין מהפסקה הכתובה מה משרת התפקיד, מדוע הוא קיים בארגון ולאיזו תכלית. לרוב חלק זה משמש את העובדים בתהליך הצגת התפקיד שלהם למול עובדים אחרים בארגון ומחוצה לו.
  • טבלת מרכיבי תפקיד – חלק זה בנוי בצורת טבלה בעלת 5 טורים, שתכליתה לתאר את:
  1. מדדי ההצלחה – עמודה זו מתייחסת למדדים המגדירים מה נחשבת הצלחה בתפקיד. מדובר בדרך כלל על 4-7 מדדים אשר באמצעותם ניתן להגדיר לעובד מהן הציפיות ומהם הסטנדרטים הנדרשים ממנו בעבודה. מרכיב זה משמש גם להערכת עובדים.
  2. תחומי הביצוע – לכל מדד הצלחה יש לפרט מהן הפעילויות/משימות אשר על העובד לבצע באופן שגרתי בתפקיד על מנת לממש את מדדי ההצלחה.  תחומי הביצוע צריכים להיות מנותקים מחודש מסוים בשנה או מאדם ספציפי הממלא את התפקיד, ולשקף את משימות הליבה של התפקיד במנותק מעונתיות ופרסונאליות. מרכיב זה משמש בדרך כלל בהבנת תכולת התפקיד המעשית וכן בבניית תרגילים במסגרת הכשרה.
  3. מידע נדרש – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו, יש לפרט מהם "גופי המידע" שעל העובד לדעת על מנת להצליח לממש את תחומי הביצוע. מדובר במידע תיאורטי ולא במידע מעשי, בשונה ממרכיב המיומנויות. מרכיב זה משמש להכנת תיקי תוכן עבור העובד, או קריטריונים ממיינים במידה ומדובר בתואר אקדמי מסוים.
  4. מיומנויות נדרשות – עבור כל מדד הצלחה ותחומי הביצוע שלו יש להגדיר מהן המיומנויות הנדרשות מבעל התפקיד על מנת לממש את תחומי הביצוע. המיומנויות יכולות להיות קוגניטיביות, מוטוריות, בינאישיות וכד', בהתאם למאפייני התפקיד ותחומי הביצוע שלו. מרכיב זה משמש בתהליך המיון וכן בתהליכי ההכשרה.
  5. תכונות נדרשות – העמודה האחרונה בטבלה מציגה את תכונות האופי הנדרשות מהעובד. עמודה זו בדרך כלל משמשת למיון עובדים מתוך הנחה שבלתי אפשרי או לא כלכלי לפתח תכונות אלו במסגרת הכניסה לתפקיד. לדוגמא: לעובד היושב מרבית היום מול מסך מחשב דרושות תכונות שונות מחקלאי המעבד אדמה.
  • מפת שותפי תפקיד -  תיאור סכמתי של שותפי התפקיד המרכזיים. המפה צריכה לכלול את שם התפקיד וכן את אופי הקשר בין התפקיד אותו אנו מנתחים לבין השותפים השונים. האם מדובר ביחסי כפיפות, עמיתים וכד'. נהוג לשרטט את המפה בצורת מעגלים כאשר במרכז נמצא התפקיד ומסביבות במעגלים הולכים ומתרחקים שאר שותפי התפקיד.
  • תהליך העבודה המרכזי – תיאור סכמתי של תרשים זרימה, שתכליתו לתאר בפרק זמן מוגדר, (חודש, רבעון, חציון, שנה) המתאים למעגל החיים של התפקיד, את רצף הפעולות של העובד. לרוב תחומי הביצוע המפורטים בטבלת מרכיבי התפקיד מסייעים בבניית התהליך. גם כאן חשוב לציין כי מדובר במשימות ליבה החוזרות על עצמם ורלוונטיות לכל אדם הנושא את התפקיד וללא התייחסות לתקופות ייחודיות בתפקיד (כמו סיכום שנה).
  • דילמות בתפקיד – מרכיב זה מכיל רשימה של מתחים המצויים בתפקיד כחלק אינהרנטי ואינם תלויים באדם המבצע את התפקיד. דילמה היא מתח בין שני קצוות בהם אין הכרעה מוחלטת וחד משמעית. הדילמות מסייעות לעובד להיערך אליהן ולהפחית חששות או תחושת תסכול.
  • אתגרים בתפקיד – מרכיב זה מכיל רשימה של אתגרים שגם הם משקפים את התפקיד עצמו. האתגרים יכולים להיות קשורים לעבודה עם שותפי תפקיד מסוימים (ללא קשר לאדם הספציפי המבצע אותם) עם משימות מורכבות במיוחד או דברים הקשורים למבנה ארגוני כפיפות וכד'.

תהליך ניתוח תפקיד הוא ארוך ודורש מעורבות של מספר גורמים בארגון (אנשי הדרכה, מנהלים וכד'), אך על אף הקושי שבכתיבתו, תרומתו הרבה לארגון מצדיקה את קיומו.