אורטל שמלץ ניהול ידע

Font Size

SCREEN

Profile

שנה גודל טקסט
שנה ניגודיות
   
מעברים כרמל-מנשה
מ.א. מנשה - מ.א. חוף הכרמל


Font Size

SCREEN

Profile

Cpanel
אורטל ניהול ידע - מאמרים וכתבות
כלים וטכנולוגיות

כלים וטכנולוגיות (5)

ארגונים נדרשים לייצר ידע חדש ולהעבירו בין חברי הארגון על מנת להתפתח, להתאים עצמם למציאות המשתנה, לייצר ערך חדש לקהל הלקוחות וכד'.  ישנן דרכים רבות ליצירה של ידע חדש והפצתו, אך ניתן להכליל ולומר, שמרביתן מבוססות על אינטראקציה בין האנשים - על פי "הגישה היפנית" לניהול ידע.


ישיבה היא התכנסות של שלושה אנשים או יותר, שיש להם מטרות משותפות כאשר התקשורת היא האמצעי העיקרי להשגת אותה מטרה. ישיבה אפקטיבית כאשר היא משיגה את מטרותיה במינימום של זמן ולשביעות רצון המשתתפים. ישנם שני סוגים של ישיבות, האחת נועדה להעברת מידע והשנייה לצורך קבלת החלטות.  ישיבות נתפסות לרוב כלא אפקטיביות וכגזלניות זמן כתוצאה מסטייה מהנושא המרכזי לשמה התכנסה הישיבה, חוסר הקשבה הנוצרת במהלך הדיון או הכנה לקויה של מוביל הישיבה.


לא תמיד ישיבה היא הפתרון המתאים, לעיתים לשלוח עדכון במייל, לבצע מספר שיחות טלפון או להפיץ מזכר, הם ערוצים טובים יותר להעברת מידע.


מתי כן נעשה שימוש בישיבה?

  • כאשר נרצה לפתח ידע חדש, לפתור בעיה או לקבל החלטה
  • כאשר נרצה לקיים שיח בלתי אמצעי בין האנשים
  • כאשר נרצה מגוון ערוצי תקשורת – כתובה ומדוברת.
  • כאשר נרצה לצמצם התנגדויות

 
על מנת שהישיבה תשמש את הארגון ככלי ליצירה של ידע חדש והעברתו בין חברי הארגון עלינו להתמודד עם מספר אתגרים:

  • בחירת מספר משתתפים מינימאלי של האנשים המתאימים – בעלי ידע בנושא, מקבלי החלטות וכד'.
  • הימנעות מחשיבה קבוצתית שאינה פורצת דרך.
  • העברת הידע שנוצר בישיבה לאנשים נוספים בארגון.
  • מימוש החלטות מהישיבה.


התמודדות עם אתגרים אלו דורשים היערכות מתאימה, ניהול טוב של הישיבה וסיכומה.

 תכנון הישיבה:

 

  • הגדרה והצהרת מטרות הישיבה – מסייעות בבחירת הגורמים הרלוונטיים, המידע המקדים אותו יש להכין ומיקוד הישיבה.
  • הכנת סדר היום של הישיבה – מסייע לאנשים להתכונן לישיבה, התמודדות עם בעיית סטייה מהנושא ואי הקפדה על לוחות זמנים ויוצר תיאום ציפיות מכלל המשתתפים.
  • בחירת משתתפים – לפי מידת התרומה והרלוונטיות שלהם לנושאים שעל הפרק (אנשים שצריכים לספק או לקבל מידע, אנשים שצריכים לקבל החלטות, מתנגדים פוטנציאלים או מחוללי שינוי בארגון).

    חשוב לברור את המשתתפים בהתאם למידת:

          א.  הכרת התחום הקשור לנושא/בעיה/החלטה הנדונה בישיבה

          ב.  מידת המחויבות שלהם לנושא

          ג.  פנאי ופניות

          ד. הקפדה על אנשים המייצגים מגוון דעות בנושא

          ה. אנשים שאינם חוששים לבטא את שהם חושבים

           ו. בעלי פתיחות להקשבה ולשינוי עמדות כאשר ישנם נימוקים טובים

  • קביעת מועד ומקום מתאים לישיבה
  • הכנת אמצעים – צורכי תקשורת נדרשים, אופן סידור החדר ביחס למטרות ולכמות המשתתפים וכד'.


תכנון מדוקדק של הישיבה יסייע בהשגת המטרות ובצמצום גורמים בלתי מתוכננים במהלכה. כפי שנכתב לעיל מטרת הישיבה היא יצירת ידע חדש או העברה של ידע בין אנשים. תהליך זה מורכב משלושה מרכיבים: תוכן, אינטראקציה ומבנה (הדרך שבה מאורגן המידע והמשתתפים). תפקיד מנהל הישיבה הוא להוביל ולנווט את המרכיבים הנ"ל.

ניהול הישיבה:

  • ניהול מרכיב התוכן – חילוץ המידע מהמשתתפים באמצעות: בקשה לדוגמאות, שאילת שאלות, עריכת "סקר" מהיר וכד'. הבאת מידע רלוונטי ממקורות מחוץ לישיבה (מחקרים, אנשי מקצוע וכיו"ב), ביצוע סיכומי ביניים וסיכום כללי של הישיבה.
  • ניהול האינטראקציה בין המשתתפים – עידוד השתתפות של כלל הנוכחים, עידוד דעות שונות באמצעות: בדיקת הנחות, הפניית תשומת לב למה שהאחר חושב, עימות עם הבדלים, וכיו"ב. בדיקת קונצנזוס, פתרון סכסוכים על ידי: היפוך תפקידים, היזון חוזר וכיו"ב. ניהול התגובות והרגשות באמצעות קביעת נוהלי דיון.
  • ניהול מבנה הפגישה – הגדרת סדר היום, קביעת המטרות ולעיתים אף סטייה מבוקרת מהן, הגדרת נהלי הפגישה וחלוקת תפקידים. ישנם מבנים שונים של פגישות הנקבעים בהתאם למטרות הפגישה.

    להלן מודל מומלץ לניהול ישיבה שתכליתה פתרון בעיה או קבלת החלטה:

          א. ניתוח המצב הקיים והגדרת הבעיה

          ב. הצבת מטרה

          ג. הגדרת המצב הרצוי

          ד. יצירת אלטרנטיבות לפתרון באמצעות סיעור מוחות, עבודה אישית והצגתה במליאה וכד'.

         ה. הגדרת קריטריונים להערכת האלטרנטיבות

         ו. הערכת האלטרנטיבות

         ז. בחירת האלטרנטיבות הטובות ביותר


במידה והפגישה תוכננה ונוהלה כהלכה, היא מייצרת לנוכחים בה חוויה המגדירה את ההקשר בו הידע נוצר והופכת את המפגש לאירוע של למידה. אצל הנוכחים בפגישה הידע שנוצר יישאר נכס אישי ויהווה בסיס להמשך הידברות ופיתוח של ידע חדש ביניהם בעתיד. אך מרבית הישיבות נועדו כדי לשרת מטרה ארגונית רחבה יותר והפצה של ידע בין חברי ארגון רבים יותר מאלו אשר נכחו בפגישה. חשוב להבהיר כי ישנו פער מובנה ובלתי ניתן לגישור בין ידע הקיים אצלנו בראש, לבין היכולת להעביר אותו במלואו לאדם אחר. זהו פער תמידי שגם אם ננקוט בכלל הפעולות להעברת הידע, נוכל להעביר רק חלקים מסוימים ממנו.


ובכל זאת, איך עושים זאת?

  • סיכום ברור של התובנות העיקריות שהושגו בפגישה.
  • הגדרה של הפעולות שיש לנקוט על מנת לקדם את הנושאים וההחלטות שהתקבלו בפגישה.
  • ביצוע מעקב ובקרה על מימוש ההחלטות והפעולות.
  • הפצה של פרוטוקול הישיבה או סיכום תמציתי (תלוי איזה מידע חשוב לנו להפיץ).
  • קיום ישיבות נוספות עם בעלי תפקידים רלוונטיים שיובלו או יהיו בהשתתפות נציגי המשתתפים בישיבה בה התקבלו ההחלטות.
  • כתיבת הוראות ונהלי עבודה אופרטיביים המגלמים את תמצית ההחלטות והתובנות לכדי פעולות ארגוניות מחייבות.


לסיכום:

ישיבה תהיה כלי אפקטיבי ליצירה והעברה של ידע בארגון, כל עוד מקפידים לנהל אותה באופן אפקטיבי ויעיל כך שתשיג את מטרותיה בזמן הקצר ביותר ולשביעות רצון המשתתפים. הישיבה צריכה להיות מתוכננת ומנוהלת כאירוע של למידה, וכן עליה ליצור חוויה לימודית. להרחבת הידע בתחום זה ניתן לפנות לספר של מריון היינס "ניהול ישיבות בדרך אפקטיבית". הספר כולל מגוון תבחינים מסוג "בחן את עצמך" ומספק פורמטים וכלים למימוש העקרונות.

שישי, 30 אוקטובר 2009 00:00

נגישות של אתרי אינטרנט

By

רשת האינטרנט היא מרחב חברתי לכל דבר. היא אמנם איננה מתאפיינת בכבישים, רמזורים ומדרגות, אך המרחב האינטרנטי הפך למרחב שהנגישות אליו איננה בגדר רצוי. התפתחות תחום ה- EGov, קבלת שירותים ברשת, יצירת קשרים חברתיים, איתור מקורות מידע, התייעצות עם מומחים וכד' הפכו את הרשת לאזור בו כל אזרח צריך שתהיה לו נגישות.

המונח "נגישות" מתייחס להיבטים התשתיתיים והפיזיים אך גם לצורה, שפה, מבנה וניווט.

ארגון  ה-W3C יוצר סטנדרטים להגברת הנגישות ברשת. אחת מן המטרות הראשונות של ה-W3C, היא להפוך את הרשת לנגישה לכל אדם, ללא תלות בסוג החומרה, התוכנה, תשתית הרשת, שפת האם, התרבות, המיקום הגיאוגרפי או היכולת המנטאלית והפיסית שלו. עמידה בהנחיות ובסטנדרטים, תהפוך את תוכן האינטרנט לנגיש יותר עבור כלל המשתמשים. זכרו כי בנוסף לחשיבות החברתית שיש להנגשה של אתרים, תכליתו של אתר אינטרנט הוא לספק מידע, למכור או לקדם אג'נדה כלשהי. אם המידע לא יהיה נגיש לאוכלוסיות רבות ככל הניתן האתר יחטיא את מטרתו.

ישנם מספר עקרונות מרכזיים להנגשת אתרי האינטרנט:


  • חלופות לתוכן ויזואלי - ישנם אנשים שאינם יכולים להשתמש בתמונות, סרטים, צלילים, יישומונים וכו', אך הם עדיין יכולים להיעזר בדפים המכילים מידע מקביל לתוכן הוויזואלי. המידע המקביל חייב לשרת את אותה המטרה שמשרת התוכן הוויזואלי. לדוגמא, מקבילת טקסט עבור חץ המקשר אל עבר תוכן העניינים, יהיה "לך לתוכן העניינים".
  • לא להסתמך על צבע בלבד - אם הצבע לבדו אמור להעביר מידע כלשהו, אנשים שאינם מסוגלים להפריד בין צבעים שונים ואנשים אשר משתמשים בתצוגות ללא צבע או תצוגות לא ויזואליות לא יקבלו את המידע הזה.
  • שפה טבעית ברורה  -  על כותבי התוכן לציין את השפה הטבעית העיקרית באתר.
  • לאפשר שימוש בטכנולוגיות ישנות  - הבטיחו שדפי האתר יהיו נגישים גם כאשר הטכנולוגיות החדשות אינן נתמכות או כאשר כיבו אותן. השתמשו בפתרונות נגישות זמניים כדי שדפדפנים ישנים וטכנולוגיות מסייעות יוכלו לפעול כראוי.
  • שליטת משתמש בתוכן שמשתנה במהירות - תנו למשתמש לשלוט בתוכן שמשתנה במהירות. הבטיחו שניתן יהיה לעצור אובייקטים מהבהבים, נגללים או אובייקטים שמעודכנים אוטומטית.
  • הקשר ואוריינטציה - כל המשתמשים ירוויחו אם תקבצו אלמנטים בקבוצות ותספקו מידע על היחסים בין האלמנטים. לאנשים בעלי לקויות קוגניטיביות או לקויות ראיה יכול להיות קשה במיוחד להבין יחסים מורכבים בין אלמנטים בדף.
  • ניווט ברור - ספקו מנגנוני ניווט עקביים וברורים - מידע על מיקום, סרגלי ניווט, מפת אתר וכו' - על מנת להעלות את הסיכויים שכל אחד ימצא באתר את מה שהוא מחפש.
  • מסמכים פשוטים וברורים - הבטיחו שהמסמכים יהיו פשוטים וברורים על מנת שיובנו בקלות. עיצוב ברור ועקבי, גרפיקה מובנת ושפה פשוטה הם עקרונות שיסייעו לכל המבקרים באתר, ובמיוחד לאנשים בעלי לקויות קוגניטיביות או קשיי קריאה.

 

שלישי, 29 ספטמבר 2009 00:00

ניהול לקחים בארגון

By

 

למידה מתרחשת באופן יומיומי, מבלי שנתכנן ונגדיר אותה מראש; ניתן לראות זאת כמעט בכל סיטואציה: הורה שמרחיק את היד של ילדו מתנור חם, שוטר העוצר נהג על מהירות מופרזת וכדומה.

למידה מתרחשת בכל רגע ובכל זמן. גם הלמידה הארגונית מורכבת מפעולות בלתי מתוכננות: טיפ קטן שניתן בעת מפגש בקפיטריה עם עמית מקצועי, טעות שעשינו שעלתה לנו בנזיפה מהבוס, וכמובן למידה מתרחשת בדרכים מתוכננות ושיטתיות כגון קורסים, ימי עיון, חניכה וכדומה.

ניהול לקחים בארגון

 

ניהול לקחים הוא מרכיב בתהליך הלמידה של הארגון, וביצועו באופן מקצועי, יסייע לארגון ללמוד מכישלונותיו והצלחותיו בעבר, למען הפקת ביצועים טובים יותר בעתיד.
תהליך הפקת לקחים הוא תהליך שבו נוצר ידע חדש בארגון, או זיהוי ידע הקיים במקום מסוים בארגון, שלמידה ממנו עתידה למנוע חזרה על טעויות או לסייע בשחזור הצלחות.

אחד הכלים המרכזיים להפקת לקחים הוא "התחקיר". התחקיר מתקיים על בסיס מתודולוגיה סדורה הבוחנת:

 

 

 

 

בניגוד למה שנהוג לחשוב, אחד האתגרים המרכזיים של ניהול לקחים, הוא אינו שלב הפקת הלקח, אלא שלב מימוש והטמעת הלקחים בארגון. בשלב זה יש להגדיר משימות אופרטיביות לשילוב הלקח בתהליכי העבודה הקבועים של הארגון, וכן לנהל מעקב אחר אופן מימוש הלקח באירועים דומים בעתיד.

 

כבכל פתרון מתחום ניהול הידע, גם בניהול לקחים יש להתייחס לארבעת המרכיבים: תרבות ארגונית, תהליכים, מידע, וכלים וטכנולוגיה. ניהול אפקטיבי של לקחים צריך להיות מושתת על תרבות ארגונית המעודדת חקר, למידה, קבלה ומתן ביקורת, וכן יכולת ללמוד מטעויות כמו גם מהצלחות. לא פעם ה"תחקיר" נתפס כפעולה המאיימת על העובדים, תחושה היוצרת חוסר פתיחות לשיתוף במידע, שהוא תנאי לקיומם של תהליכי למידה. לכן התחקיר צריך להיות מושתת על עובדות ומידע אובייקטיבי ככל הניתן. הלקחים צריכים להיות ברורים וממוקדים כך שניתן יהיה לממש אותם בנהלים ובתהליכי העבודה בארגון. 

 

 

 

רביעי, 19 אוגוסט 2009 00:00

תהליך העבודה להקמת מערכת מידע

By

תהליך העבודה להקמת מערכת מידע, בין אם מדובר ברכישת מערכת ובין אם מדובר בפיתוח ייעודי, כולל 8 שלבים מרכזיים. הקפדה על ביצוע כל השלבים, יגדיל בצורה משמעותית את סיכויי ההצלחה של התכנית לבניית מערכת שתתמוך היטב בצרכי הארגון, ויבטיח את צמצום הסיכונים הכרוכים בתהליך זה.

 

שלבי ההקמה הם:

1. ייזום - שלב ראשוני בו מועלית דרישה בסיסית למערכת חדשה, או שינוי משמעותי במערכת מידע קיימת. בשלב זה יש לתת דגש על הצרכים השונים של בעלי תפקידים בארגון שעתידים להשתמש במערכת. מטרת שלב זה, היא קביעת מסגרת העבודה, מטרותיה, הטכנולוגיה הנדרשת, הערכה תקציבית ועוד. אישור תהליך הייזום על-ידי הגורמים המוסמכים בארגון מהווה הרשאה להתחיל בפרויקט.

 

2.אפיון מערכת – זהו שלב תכנון הפתרון, בהתאם לצרכי הארגון ולמסגרת שנקבעה בשלב הייזום. בשלב זה מוגדרת מהות המערכת הנדרשת ונבנית תכנית מסודרת, שתהווה את הבסיס לכל תהליך הפיתוח, העבודה ובחירת המוצרים והספקים.  שלב זה הינו קריטי להצלחת התהליך והוא מורכב, מרכזי ודורש משאבי ייעוץ מקצועי וזמן של אנשי המפתח בארגון.

 

3.עיצוב ובניה – בשלב זה מקבלת המערכת את צורתה הסופית ונבנית הלכה למעשה. יש לבצע בקרה על תאימות המערכת לדרישות ולתכנון, כפי שהוגדרו במסמך האפיון.

 

4.בדיקות  – הבדיקות מתבצעות לאורך כל עבודת ההקמה של המערכת, ולא רק בשלב הבדיקה. הבדיקות עוסקות בכלל היבטי המערכת, לדוגמא: מימוש כלל הדרישות במערכת עצמה, איתור תקלות ובאגים וכד'.

 

5.התקנה והרצה – בשלב זה מותקנת המערכת אצל הלקוח (התקנה טכנית, בדיקת תהליכי העבודה, הדרכת המשתמשים וכן הלאה), ומתבצעות בדיקות התקנה. הרצת המערכת כוללת תפעול ותחזוקה שוטפת, תוך  הקפדה ובקרה מוגברת.

 

6.הטמעה - תהליך הטמעת מערכת מידע בארגון, הוא תהליך של שינוי ארגוני. המערכת החדשה עשויה לשנות את  תהליכי העבודה, את אופן הטיפול במידע, את האינטראקציה בין העובד לאותה המערכת, בין עובד לעובד ובין חלקים שונים בארגון. אחד התנאים המרכזיים להטמעת מערכת, הוא הכנת הארגון לשינוי המיועד באמצעות הדרכה, טיפול בהתנגדויות העלולותלהתעורר מפעולה זו. מערכת טובה ככל שתהיה, לא תוטמע בארגון כל עוד אין בו תרבות ארגונית המעודדת למידה וחדשנות. לכן במקביל לתהליך העבודה לאפיון ופיתוח המערכת, יש צורך בקיום תהליכים הקשורים לביסוס התרבות הארגונית,  אשר יתמכו את הטמעתה בארגון.

 

7.תפעול ותחזוקה – בשלב זה, מופעלת המערכת באופן שוטף בארגון ומשתלבת בתהליכי העבודה השגרתיים שלו. יש צורך לתחזק את המערכת ולוודא ששינויים שנעשים בה לאורך זמן, לא יהפכו אותה למסורבלת, אלא ישמרו על מבנה פשוט ונוח יחסית. במרבית הארגונים חלים שינויים והתפתחויות לאורך הזמן, ושינויים אלה יחייבו ברוב המקרים התאמות ושינויים במערכת המידע.

 

8.הערכה – ביצוע בדיקות במערכת לשם איתור תקלות, בעיות, הפקת לקחים מהתהליך  ומאיכות התוצר הסופי . למידה זו תשמש בהמשך ניהול הפרויקט ובמימוש פרויקטים נוספים.

שלישי, 14 יולי 2009 00:00

Wikipedia בשירות הארגון שלכם

By

שימוש ב- Wikipedia כפתרון להבניה והחצנה של מידע וידע בארגון

 
ה- Wiki היא מערכת מידע, המושתתת על תפיסת ה- Web 2.0, בה הגולשים הם המזינים, המנהלים והצרכנים של התוכן.
ה- Wiki מאפשרת, בפשטות יחסית, ליצור ולערוך דפי תוכן וכן לנהל את הקישוריות ביניהם. משמעות הדבר היא, שהשליטה בתכנים עוברת מבעלי הידע הרשמיים ("מומחים"), לכלל בעלי העניין בתחום ("ההמון"). הנוחות וקלות השימוש, בנוסף לשאר היתרונות שה- Wiki טומן בחובו, הביאו לכך שבשנים האחרונות התפתחו יישומים מגוונים שלו גם בארגונים וחברות עסקיות.

טכנולוגיית ה- Wiki משמשת לשתי מטרות מרכזיות:

 

  • הקמת אתרי תוכן גדולים: באמצעות מספר רב של מזיני תוכן, הקמת דפים וערכים באופן בלתי מוגבל וללא צורך באישור לפני פרסום, שימוש בתבניות ליצירת סטנדרטיזציה במידע, קישור בין נושאים קשורים בתוך ומחוץ למאגר ועוד.
 
  • שיתוף בידע בקהילה מקצועית מוגדרת: קיום שיחות וירטואליות אודות מידע מסוים, הגדרה משותפת של מושגים, ארגון מידע באופן המתאים ל"שפת" הקהילה, כתיבה על כל נושא הנתפס רלוונטי לתכני הקהילה וכן הלאה.

היתרונות ביישום ה- Wikipedia בארגון

 

  • חדשנות: שימוש בכלי מעולם ה- Web 2.0 המוכר ברשת האינטרנט הפתוחה, לצורך יצירה ושיתוף בידע בעולם הארגוני–עסקי, נתפס ככלי המזוהה עם חדשנות.  
  • החצנה של המידע והידע: הגברת הנגישות של העובדים למידע וידע של עמיתיהם לעבודה.
  • הבנייה של המידע: שימוש בתבניות לסוגי מידע שונים (טיפים, מאמרים וכן הלאה), שיאפשרו לכלל הגולשים  להזין ולצרוך את המידע באופן אחיד ושיטתי.
  • פיתוח משותף של ידע: גיבוש קהילה מקצועית היוצרת ומשתפת בידע הנצבר בעבודה בשטח.
  • קרדיט למומחים: השימוש ב-Wikipedia, מאפשר דירוג "אלטרנטיבי" לרמת המומחיות של העובדים בארגון. פרמטרים כגון: כמות הפרסומים, מידת המעורבות בעריכת המידע במאגר וכדומה, מבטאים את מידת המחויבות והמקצועיות של העובדים לארגון ולתחום המקצועי עליו הם מופקדים. 

האתגרים ליישום Wikipedia בארגון

 

  • תלות בגולשים: הצלחתו של היישום תלויה במידת המוטיבציה והאקטיביות של העובדים לשתף בידע. מוטיבציה נמוכה של עובדי הארגון, עשויה לנבוע מכמה גורמים: חשש לחשיפה רחבה, תחושה של איבוד "יוקרה מקצועית" במערכת שבה כל כותב הוא "מומחה", חשש לחשיפת "סודות מקצועיים" הנתפסים כיתרון של העובד למול עובדים אחרים, ומניעים רגשיים אחרים. התמודדות: ניתן להגדיר בעלי תפקידים "מומחי תוכן", אשר נדרשים לייצר תוכן בתחומים מוגדרים, כחלק מתפקידם. למול כלל העובדים, ניתן לעודדם לתרום מניסיונם על ידי מתן קרדיט לכותבים, דירוג תכנים וכדומה.
  • מהימנות המידע: בדרך-כלל, המידע המועלה ל- Wikipedia אינו עובר אישור בטרם פרסומו. הדבר עשוי להוביל לפרסום מידע חלקי, לא מקצועי ואף מטעה. התמודדות: ניתן לפתור סוגיה זו בכמה דרכים, האחת להגדיר תהליך בקרה תקופתי על התכנים, השנייה, לייצר מנגנון אישור בטרם פרסום המידע על ידי בעלי תפקידים מוגדרים, השלישית, ליצור אבחנה ויזואלית בין תכנים המועלים על ידי כלל העובדים, לבין תכנים המועלים על ידי "מומחי תוכן".  
  • התמצאות במידע: בשונה ממאגרי מידע "מסורתיים" המאורגנים בצורה היררכית, הניווט בין התכנים ב- Wikipedia, מתבצע בעיקר באמצעות קישוריות בין נושאים. לגולשים שאינם מורגלים באחזור מידע באופן הזה, עשוי להיות קושי להתמצא במאגר ולאתר את המידע הדרוש להם. התמודדות: ל-Wikipedia ישנם מספר כלים, אשר ניתן לשלבם בעת ארגון המידע: מונחון, קטגוריות ודפי הפניה. התמודדות זו הינה חלקית, שכן היא אינה מציגה את כלל הנושאים הקיימים במאגר המידע והקשר ביניהם במבט על, אלא בין מונחים קשורים בלבד.