הקמת פורטל ארגוני- העמותה לילדים בסיכון

העמותה לילדים בסיכון מובילה בתחומה בניהול מסגרות חינוכיות המתמחות בילדים על הספקטרום אוטיסטי. בשנים האחרונות העמותה הכפילה את גודלה והיא פרוסה בכל רחבי הארץ. בעמותה עובדים רבים אשר הם מומחים בתחומם, ומובילים ברמה הארצית את מקצועות הטיפול בילדים על הספקטרום האוטיסטי.

האתגר

שימוש חוזר בידע מקצועי רב המצוי בארגון אך הוא אינו נגיש בשל פיזור גאוגרפי נרחב שאינו מאפשר גישה שוטפת למומחים, ריבוי מאגרי מסמכים מקומיים שאינם נגישים לכלל העובדים וידע מקצועי פרקטי שלרוב אינו מתועד.

כיצד מגדירים מהו המידע הרלוונטי ביותר לעובדים?

כיצד גורמים לעובדים לשתף את הידע המקצועי שלהם באופן רוחבי בעמותה?

כיצד מטמיעים שגרת עבודה של שימוש במידע קיים?

המטרה

לאתר ולהנגיש את המידע הרב המפוזר בין העובדים וליצור מקום מרכזי בו קיים הידע הנחוץ לעובדי העמותה לצורך מימוש תפקידם המקצועי בהתאם לתחומי העיסוק שלהם (ריפוי בעיסוק, קלינאי תקשורת וכד').

הדרך

לצורך הבנת צורכי הידע של העובדים עשינו שימוש במודל 'שאלת המפתח' המציב שש שאלות יסוד הממפות את הידע הקריטי הדרוש לעובדים למימוש תפקידם המקצועי:

• מי צריך לדעת? שאלה העוסקת בהבנת המאפיינים של העובדים (סביבת עבודה, אוריינות דיגיטלית, ניסיון ורקע מקצועי).

• מתי הצריך לדעת? שאלה באמצעותה ממפים את תהליכי העבודה השגרתיים של העובדים במטרה להבין איזה מידע דרוש בכל שלב. שאלה המבטאת תפיסה של הנגשת ידע בהקשר.

• מה צריך לדעת? מיפוי תחומי התוכן וסוגי המידע הדרושים לעובדים בכל שלב בתהליך העבודה המרכזי.

• לשם מה צריך לדעת? שאלה שתפקידה למקד את הצורך. להבין עד כמה הצורך שהועלה אכן מצוי בליבת העשייה ויש לתת לו מענה.

• באיזה אופן? מה הם מאפייני העובדים באיתור ושימוש במידע. השאלה ממקדת את המאפיינים והדרישות לאופן בו יונגש המידע לעובדים.

• היכן נמצאת הדעת? בתהליך איתור הצרכים ניתן לאתר את מקורות המידע שהעובדים כן עושים בהם שימוש ולהבין אילו נכסי ידע קיימים בארגון (מומחים, מסמכים, מערכות וכד').

את שאלת המפתח אנו מיישמים בראיונות אחד על אחד וכן בקבוצות מיקוד אותן קיימנו עם עובדים בתפקידים שונים ובמקביל התבצע תהליך חשיבה ברמת ההנהלה לגיבוש אסטרטגיה לניהול ידע שתתאים לאופי הארגון.

במפגשים עלו שאלות מהותיות לגבי ההבחנה בין סוגי הידע והמידע השונים בארגון ומה ניתן להפיץ ולשתף בין כלל העובדים הן מבחינה חוקית והן מבחינה אתית. מנהלות היחידות בנו עם העובדים את עץ הידע של היחידה שעל פיו תועד וקוטלג המידע המקצועי הרב באופן שיהיה אינטואיטיבי לעובדים.

כדי להבין כיצד להנגיש את הידע לעובדים בצורה מיטבית יש לשאול לשתף את העובדים ולמקד את העבודה במספר שאלות:

• כיצד העובדים מחפשים /מקבלים מידע כיום?

• איך היו רוצים לקבל את המידע? (חלוקה לנושאים/חלוקה ליחידות)

• מהם סוגי הידע הקיימים? (נהלים, מאמרים, מצגות)

• מהם תחומי הליבה של כל יחידה?

לאחר שנאספו כל החומרים (ידע פנים ארגוני לצד תחקור מאגרי מידע מקצועיים ואקדמים), החל תהליך ההקמה של מאגר מידע פנים ארגוני מקוון על פלטפורמה של Sharepoint 365 אשר מאפשר לכל עובדי הארגון להיות נגישים לכלל החומרים המקצועיים והמנהלתיים של הארגון. המאגר מבוסס על פלטפורמה טכנולוגית המאפשרת חיפוש יעיל ונוח של פריטי מידע בהתאם לשפה המקצועית של הארגון. המאגר מכיל כ 2500 פריטים ומשתמשים בו מעל 1000 עובדים.

מאגר מידע מוצלח חייב להישאר עדכני ולכן הוגדר עובד בארגון שאחראי על תפעול שוטף של המאגר, איסוף ידע חדש מהשטח והפצה של התכנים באמצעות המאגר. נעשה שימוש בגוגל אנליטיקס להבנת היקפי ודפוסי השימוש וכן משובי עובדים על מנת לטייב את הכלי ולהשאירו רלוונטי לאורך זמן.