כניסה וסיכום תפקיד- בעיות ופתרונות

אחד המאפיינים של ארגונים מודרניים הוא תחלופה גבוהה של עובדים. מציאות זו מקשה על הארגונים לייצר רציפות בידע המקצועי ומאתגרת את היכולות של הארגון לא לפגוע בשירות הניתן ללקוח. בעיה זו היא אחד האתגרים המרכזיים של תחום ניהול הידע והיא ונובעת מכמה סיבות-

• עובד חדש הנכנס לתפקיד נדרש לתקופת למידה והסתגלות שלא מאפשרת לו להמשיך לעבוד בדיוק מהנקודה בה סיים העובד הקודם.

• ישנו קושי רב להעביר ניסיון שנצבר על ידי עובד אחד למשנהו.

• פעמים רבות, המוטיבציה של עובד אשר מסיים תפקיד אינה חיובית כלפי שיתוף בידע והעברתו לגורם שבא להחליפו.

• לעיתים, תהליך החלפת התפקידים מתרחש תחת אילוצי זמן.

לאור האתגרים הנ"ל, יש לבצע את תהליך סיכום התפקיד והכניסה אליו באופן שיטתי ומעשי ככל הניתן. היערכות מראש של בעל התפקיד היוצא ובעל התפקיד הנכנס, תאפשר מוכנות ארגונית ומקצועית לצד מוכנות מנטאלית. על מה יש לשים דגש:

• הגדרת המידע והידע הדרושים לביצוע התפקיד- ניתוח התפקיד יסייע לעובד היוצא להגדיר איזה מידע עליו להעביר הלאה וכן לעובד הנכס לתפקיד, להכיר את עולמות התוכן בהם הוא נדרש לבקיאות.

• הגדרת האופן שבו יועבר המידע והידע- סוג המידע יכתיב את האופן שבו ניתן יהיה להעבירו (תיק חפיפה, מסמכים כתובים, תצפיות, ראיון אישי, שאלון מנחה וכדומה).

• מעורבות ואקטיביות של בעל התפקיד הנכנס בתהליך הלמידה.

• מיפוי מקורות מידע אשר יסייעו לבעל התפקיד הנכנס להמשיך את תהליך הלמידה גם לאחר לכתו של בעל התפקיד היוצא: מומחים פנים וחוץ ארגוניים, שותפי תפקיד, מקורות מידע כתובים וממוחשבים וכדומה.

• מעורבות הדרג הניהולי בתהליך- על מנת לוודא כי התהליך מתבצע באופן איכותי הממצה את הידע שצבר בעל התפקיד היוצא (עד כמה שניתן), יש לנהל את התהליך ולבקר על האופן בו הוא מתבצע, כולל ביצוע צמתי בקרה ובחינה של התהליך.