שאלות המפתח - ששת שאלות היסוד

מרבית העוסקים בתחום ניהול הידע ולא מעט לקוחות, מתמקדים בכלים ופתרונות שיש לתחום להציע. רבים שוכחים כי השלב הראשון לקראת פתרון מוצלח, הוא הבנת צורכי הידע של הארגון ועובדיו. אפיון נכון של הצרכים יסייע בבחירת הפתרונות המתאימים ביותר לאופיו של הארגון ואנשיו, לתהליכי העבודה, למאפייני המידע והידע, לתשתיות ולמשאבים הקיימים.

בבסיס האפיון עומדות ששת שאלות מפתח- מי צריך לדעת? לדעת מה? מתי? לשם מה? באיזה אופן? והיכן המידע נמצא?

על מנת לרדת לעומקה של כל שאלה נפרט את ההיבטים המרכזיים בהם יש להתמקד בכל אחת מן השאלות.

מי צריך לדעת?

• מי הם צרכני וספקי המידע מולם יש לבצע את איתור הצרכים?

• מהם המאפיינים האישיותיים של צרכן המידע ( לדוגמא, מהי מידת האוריינות הדיגיטלית שלו )?

• מהי סביבת התפקוד של צרכן המידע ( לדוגמא, לא דומה סביבת העבודה והאופן בו ננגיש מידע לאיש מכירות המוכר מדלת לדלת לעומת נציג מכירות טלפוני)?

מה הוא צריך לדעת?

• מהם עולמות התוכן/ הנושאים בהם עוסק העובד?

• אילו סוגי מידע הוא נדרש לדעת?

• האם הוא צריך לדעת, או האם צריך לדעת לעשות? בעולם פיתוח ההדרכה, האם מדובר בידע או במיומנות?

מתי הוא צריך לדעת?

השאלה מתי, אינה מתייחסת למועד ספציפי בלוח השנה או בתכנית העבודה האופרטיבית אלא, מתי בתוך תהליך העבודה המרכזי של העובד הוא נדרש לדעת מידע מסוים. על מנת לענות על שאלה זו יש לבצע ניתוח של תהליך העבודה על שלביו השונים, ולכל שלב להגדיר את הידע הדרוש לביצועו.

לשם מה הוא צריך לדעת?

שאלה זו עוסקת בהגדרת התכלית

• לצורך מה משמש הידע/ מידע הדרוש לעובד?

• אילו שימושים הוא עתיד לבצע במידע, אילו משימות?

• אילו החלטות?

מענה על שאלות אלו יסייעו לעובד להגדיר טוב יותר את צורכי המידע שלו וכן למקד את העיסוק אך ורק בליבה ולא בנושאים "אקזוטיים".

באיזו אופן רוצה לדעת?

לאנשים שונים סגנונות שונים ללמידה ולתהליכי עיבוד מידע. ככל שנבין כיצד נוח לעובדים לצרוך את המידע, נוכל להגביר את רמת הנגישות שלהם אליו ואת רמת השימוש בו.

היכן נמצאת הדעת (המידע/ ידע)?

• האם המידע נמצא בתוך או מחוץ לארגון?

• מי הם המומחים עימם מתייעץ העובד?

ניהול הידע בארגון לא החל מהרגע בו הוחלט לקיים תהליך ניהול ידע סדור. על כן, יש להניח כי כאשר עובד נתקל בקושי או בפער במידע הוא משלים אותו באמצעות גישה למקורות מידע אנושיים, כתובים או דיגיטליים. בשלב אפיון צורכי הידע יש לאסוף מצרכן המידע מקורות אלו ולקחת אותם בחשבון כחלק ממשאבי הידע הארגוניים.